Mentionsy

No i tutaj z pomocą przychodzą nowe narzędzia, w tym oczywiście AI, którym cały czas jestem zafascynowany, ale też

To o czym powiedziałeś, ten pierwszy w ogóle czynnik, czyli mamy lida, czyli potencjalny klient, który jest zainteresowany naszym produktem, usługą.

Procesy w sumie znane już od dawna, jeszcze sprzed epoki nazwijmy to AI, które teraz można w to fajnie włączyć.

do firmy trafia zapytanie na maila, no to jest już jakiś wyzwalacz, coś się dzieje.

Więc można to zautomatyzować, żeby po trafieniu maila do skrzynki odbiorczej na przykład został sprawdzony, czy jest to zapytanie klienta, czy jakiś inny mail.

Drugi problem, no to na stronie internetowej mamy nie tylko formularz, no bo masz też podany adres e-mail.

chcielibyśmy, żeby może wszyscy wypełniali ten formularz u nas na stronie, no ale część osób chce po prostu kliknąć maila, napisać ze swojej skrzynki maila, załączyć być może jakiś brief, jakieś więcej informacji, no i tu mamy trochę rozjazd, no bo o ile można zintegrować prosto, w prosty sposób ten formularz, powiedzmy z Pipedriver czy z innym systemem CRM, no to już nie tak łatwo jest zintegrować ten e-mail, tak?

Pierwszym z nich jest właśnie kwalifikacja w ogóle maili.

Nawet nie tyle kwalifikacja, po prostu sortowanie maili.

No i tutaj jest po prostu dedykowana automatyzacja do tego, przy czym bardzo mocno tu się właśnie AI przydaje.

I kiedy mamy już ten pierwszy etap zrobiony, to wiemy dokładnie, które maile, które zapytania są zapytaniami.

Bez względu na to, czy są to maile bezpośrednio napisane, czy są to jakieś wysłane z formularza, czy nawet są to jakiegoś rodzaju źródła inne, chociażby z Facebooka bezpośrednio.

To, może zatrzymałem się przy tej skrzynce mailowej, bo powiem szczerze, że te automatyzacje i to są nie tylko automatyzacje, ponieważ to są już poprowadzanie asystenci IOV.

Zacznijmy od tej skrzynki mailowej.

Ta osoba, no, mamy maila, tak?

No i teraz jest osoba, której rolą między innymi jest obsługa tego maila, tak?

Czyli sprawdza, jakie przychodzą maile, no bo tak jak sam powiedziałeś.

No i pierwsza rzecz, czyli to, co tutaj zbudowaliśmy u nas i to, co też wdrażamy do naszych klientów, to jest możliwość zautomatyzowania całego maila ofisowego.

w której widzimy skategoryzowane wszystkie maile.

I to jest dla mnie, to było coś mega świetnego, to, że asystent, którego stworzyliśmy, naprawdę doskonale rozpoznaje, tak, widzi, czy to jest spam, czy ktoś coś nam chce tu w ogóle zaoferować, bo jest tam wiadomo mail typu, dzień dobry, chcielibyśmy Państwu zaproponować, tutaj mamy tam jakieś słodycze, tu mamy jakieś inne, jakieś gadżety reklamowe, coś tam i tak dalej.

Czy jesteście zainteresowani?

Natomiast zdecydowanie to przyspieszyło kontakt z potencjalnymi klientami, no bo mail wpada do skrzynki i wcześniej było tak, że ta osoba musiała do tego systemu CRM dodać, rozpoznać, zrobić tam research.

Teraz robi to już ten asystent AI.

Właśnie z tam asystent AI.

Każda firma ma trochę inną specyfikę, inne maile do niej trafiają, na inne rzeczy trzeba zwracać uwagę, ale jest to wszystko kwestia opisania i stworzenia reguł, później testów, dopracowania i tak naprawdę tyle.

Po pierwsze, tak jak zwróciłeś uwagę, osoba z ofisu po prostu nie poświęca na to czasu, bo albo cały czas monitoruje skrzynkę i na każdy monit, że jest nowy mail, to musi oderwać się od tego, co robi, wejść, sprawdzić i albo zacząć dodawać, tak jak w naszym wypadku, zapytanie do CRM-u, albo cokolwiek innego zrobić, ale już się oderwało od pracy, którą w tym momencie wykonuje, albo w drugą stronę wykonać to, co robi teraz i

trochę dłużej zwlekamy wtedy z odpowiedzią chociażby na maila.

Trzeba wziąć pod uwagę tak samo jak ludzie popełniają błędy, tak samo AI popełnia błędy, więc jakkolwiek jego dokładność jest naprawdę 92-95%, to jednak jest ten odrobina przestrzeni na błędy, którą trzeba zniwelować i które trzeba poprawić.

Co nam daje to, że mamy posortowane maile?

Jeżeli mamy maila, który jest zleceniem, zapytaniem ofertowym, no to automatycznie możemy go przekierować już do odpowiedniego, w naszym wypadku do pipe drive'a, do CRM-u.

To wszystko są tak naprawdę drobne rzeczy, no bo jak tak pomyślimy jednostkowo, to ile czasu nam zajmuje skategoryzowanie maila albo przesłanie go dalej?

To są dosłownie minuty albo mniej, ale to się przy kilkudziesięciu, kilkuset mailach dziennie to się naprawdę konsumuje w dużej ilości.

No i tutaj w naszym wypadku, kiedy już mamy maila otagowanego jako zapytanie ofertowe, no to wtedy możemy dopiero uruchomić całą tą główną magię w zasadzie naszego narzędzia.

Kiedy już wiemy, że jest to klient, to uruchamia się automatyka, która sprawdza treść tego maila.

Dodaję go właśnie do CRM-u, odpowiednio nazywając, załączając oczywiście treść maila, załączniki, ewentualnie jeżeli mail jest długi, to możemy przygotować podsumowanie.

Zacznijmy od tego, że jak wpada to zapytanie, to od momentu, kiedy wpadnie zapytanie na maila, do momentu, kiedy ono pojawi się w Pipedrive'ie,

to jest tam, nie wiem, powiedzmy, dwie minuty może, około, powiedzmy, dwóch minut, czy do trzech może minut, tyle potrzeba system, aby przeanalizować tego maila, dodać go do Pipedrive'a, później wykonać kolejne, a system wykonuje kolejne działania, czyli robi analizę tej firmy, tak jak powiedziałem, sprawdza, co to za firma, z jakiej branży, sprawdza w KRS-ie, jaki ma dochód, ile ludzi zatrudnia, jest całe podsumowanie i teraz to jest coś, co normalnie ta osoba

Czyli jest ktoś w ofisie, dodaje powiedzmy tego maila, to zapytanie, ale tak jak powiedziałeś, ma inne swoje zadania.

to klient otrzymuje odpowiedź mailową, że skontaktujemy się tam w dniu następnym, dziękujemy za to zapytanie i tak dalej.

I znowuż, nie jest to taki zwykły, prosty mechanizm odbicia maila ze standardową informacją, tylko znowuż analizuje to, co to przyszło.

podstawą jest zbudowanie tego procesu i co uważam mega fajne jest w przypadku tego typu automatyzacji rozwiązań AI-owych, które tutaj są stosowane, to jest to, że jeśli firma ma jakiś system CRM bądź jakieś narzędzie, w większości przypadków te narzędzia mają API.

W momencie, kiedy my wprowadzamy asystentów AI-owych, tak, wprowadzamy te automatyzacje, o których ty mówisz, zdecydowana większość przypadków opiera się na istniejących narzędziach, tak jak powiedziałem, tak, on musi mieć system API, więc to jest, uważam, też taka dzisiaj przewaga, że jeśli firma do tej pory korzysta z jakichś narzędzi, to w wielu przypadkach będzie mogła z nich korzystać.

W ogóle sam opór, sama niechęć do zmian jest jednym z najczęstszych powodów, dlaczego firmy nie wdrażają zmian, lepsze, nie integrują chociażby tego już wiele razy powtarzanego AI, bo to wymaga zmiany przyzwyczajnień, wymaga zmiany nawyków, wymaga nauki nowych narzędzi.

Mamy maila, który jest cały czas tym samym mailem, który był.

W kontekście integracji, w kontekście tego, że z maila automatycznie są dodawane te szanse, te zapytania do systemu CRM.

Tutaj też trzeba powiedzieć o tym, że, bo powiedzieliśmy o mailu, natomiast tutaj zintegrowane są wszystkie kanały, które dostarczają nam leady, czyli mamy sobie maila i mamy cały ten zautomatyzowany system obsługi maila, cały ten office,

No maila używamy teraz jako przykładu, bo jest to coś najbardziej znanego każdego.

Więc jeżeli dostajemy nowego maila...

Po prostu pobieramy najważniejsze dane, wyciągamy z tego maila i przekazujemy dalej do całego procesu.

I to jest fantastyczne, że tutaj AI, jak robi nam tą analizę, to analizuje...

strzela, tak, proponuje stronę internetową, to AI mu podpowiada, że ten klient sygnalizował o na przykład chęci budowy marki i warto byłoby z nim porozmawiać o tym i tym produkcie czy usłudze.

rzadko kiedy mają taką szeroką perspektywę na sprzedaż, na to, żeby spojrzeć tak handlowiec, że ten klient sygnalizuje coś, co być może warto byłoby się zainteresować tym i może warto to sprzedać.

I no, przed asystentami AI było to wręcz niemożliwe, żeby ci ludzie, wiesz, jednocześnie skupiali się na tym, że oni mają robić swoją pracę, czyli tworzyć tą...

Mamy skrzynkę, z której możemy właśnie czytąc, wrzucać maile do Pipedriva jako zapytania, czy do HR-u,

Czasem jako ludzie upatrujemy gdzieś jakieś przyczyny, gdzie jej nie ma, a coś może być często prozaicznego, więc możliwości są przeogromne.

I w ogóle trzeba powiedzieć taką jedną rzecz, ponieważ dużo mówi się o tym, że AI nie zastępuje ludzi, że nie będzie zastępować ludzi i tak dalej, ale trzeba powiedzieć sobie...

Wprost jest to nieprawda i na tym naszym przykładzie możemy powiedzieć, że cały ten proces wszystkich automatyzacji, asystent AI, jeśli mam na myśli teraz ten cały dział sprzedaży,

wyobraź sobie, że loguję się do skrzynki, gdzie mam pięknie wszystko skategoryzowane, mogę sobie przejrzeć różnego rodzaju, jakie wpadły zapytania, co więcej, ten asystent może właśnie mnie informować, że, czy tak powiedzieć, przekazywać maile do HR-u, do sprzedaży, czy jakieś inne ważne i tu bardzo często widzę po prostu chaos.

I tu w zasadzie też nawiążę tego, co powiedziałeś, czyli AI zastępuje część pracy, znaczy na pewno zastępuje dużą część obowiązków, zmniejsza zaangażowanie ludzi albo zapotrzebowanie na nich, ale też bądźmy szczerzy, gdyby trzeba było do tych wszystkich działań zatrudnić się dodatkowo osoby, to prawdopodobnie nie wszystko byłoby robione.

Więc AI i te automatyzacje z jednej strony podciążają pracowników, z drugiej strony zmniejszają może zapotrzebowanie firmy dodatkowych ludzi i jeszcze do tego jednocześnie dają dodatkowe możliwości.

Bardzo dużo ciekawych informacji, wiedzy na temat automatyzacji, na temat AI.

Możecie napisać bezpośrednio do mnie na LinkedIn, bądź do Pawła na LinkedIn, bądź do nas ogólnie na maila, który trafi, zostanie odpowiednio skategoryzowany.