Mentionsy

Dzisiejszy odcinek będzie odcinkiem trudnym i nudnym, dlatego że dzisiaj będzie o KSEF-ie, czyli Krajowym Systemie E-Faktu.

I wielokrotnie słyszałam w ostatnim miesiącu, dwóch miesiącach, że po pierwsze, a co to w ogóle jest ten krajowy system e-faktur, czyli w skrócie KSEF?

Czyli aby dostać fakturę, aby pobrać ją w systemie, aby ją sprawozdać, zapłacić i wykazać w projekcie, będziesz musiał to zrobić przez KSEF.

Cała reszta firm ma termin od 1 kwietnia, a cała reszta małych firm, które wystawiają faktury miesięcznie na kwotę niższą niż 10 tysięcy, to ten termin wdrożenia KSEF-u i wystawiania faktur minie 31 grudnia 2026 roku, czyli od 1 stycznia 2027 roku już rząd zakłada, że wszystkie firmy będą wystawiały faktury w KSEF-ie.

Też usłyszałam ostatnio o takiej taktyce, aby brać wszystkie faktury, przynajmniej tak rekomendował jeden z urzędów miasta, z którymi współpracujemy, aby od 1 lutego brać wszystkie faktury poniżej 450 zł, czyli w tej formie paragonu uproszczonego, bo to jeszcze sklepy mogą wystawiać poza ksefem.

I tak jak nie chcesz, możesz odwlekać to, kiedy zaczniesz korzystać z KSEF, ale to nie jest rozwiązanie, po prostu trzeba się za to zabrać.

KSEF to rządowy system, który służy wyłącznie do wystawiania i odbierania faktur.

KSEF jest dostępny online pod adresem ksef.podatki.gov.pl

I KSEF niczego nie sprawdza.

KSEF służy wyłącznie do wystawiania i odbierania faktur i nic więcej w tym super systemie nie zrobimy.

Ale już od przyszłego roku też będę musiała wystawiać fakturę jako organizacja pozarządowa w KSEF-ie, a od 1 lutego odbierać, bo gdybym na przykład chciała sobie kupić jakiś nowy sprzęt albo nawet zapłacić zakupią naprawę aparatu, którą teraz proceduję, to ta faktura przyjdzie w KSEF-ie.

A od początku jest tak, że pokrótce będzie o tym w ogóle, jak się dostać do tego magicznego ksefu.

Od początku jest tak, że w KSEF-ie tylko wystawiamy i odbieramy faktury i te faktury w tym KSEF-ie będą siedziały 10 lat.

W związku z tym ten KSEF nie może być natywnym systemem do przechowywania dokumentów księgowych, bo mogą być sytuacje, i to będą sytuacje wyjątkowe, w których trwałość dokumentów będzie wymagana nawet po upływie tych 10 lat.

W KSEF-ie są tylko faktury, czyli to są normalne faktury i faktury zaliczkowe.

Bo też czasami organizacje się pytają, myśląc trochę o tym, że KSEF będzie takim innym systemem księgowym.

zanim ona nie pojawi się w ksefie.

Ale jak już będzie w ksefie i będzie miała nadany magiczny numer ksef, to wtedy ta faktura już jest.

Te faktury są wystawiane poza systemem, poza ksefem i mogę je dostać normalnie mailem i w momencie, w którym one przyjdą mailem, ja je będę mogła zweryfikować, czy jest prawidłowy opis na fakturze.

Dobra, więc jakby to tak tytułem wstępu, a teraz przejdźmy do tej takiej części dotyczącej organizacji całego tego KSEF-u.

I tak, Urząd Skarbowy uważa, że to jest bezcenna wiedza i umiejętność i w ogóle bezcenne dane osobowe i bezcenny jest dostęp do KSEF-u.

Też ten KSEF jest takim bardzo dużym eksperymentem, dlatego na bieżąco w tym artykule ja go edytuję i opisuję swoje doświadczenia z KSEFem.

I ta jedna osoba będzie się logowała do KSEF-u za pomocą swojego profilu zaufanego, albo podpisu kwalifikowalnego, albo innych, na przykład e-dowodu, czy tych wszystkich innych możliwych rozwiązań cyfrowych.

Ale właśnie ta księgowa mi zaproponowała, żeby to jednak nie ona była tą osobą upoważnioną do KSEF-u, żeby to był zarząd i żeby nadać jej odpowiednie uprawnienia.

Jak będziesz sobie jeszcze czytać o KSEFie czy słuchać, to bardzo ważne jest to, że są różne sposoby logowania się do KSEFu.

Jeszcze z takich technicznych rzeczy bardzo ważne jest, będzie wydany poradnik korzystania z KSEF dla organizacji pozarządowych.

Na pewno te informacje o ksefie to nie są informacje, za które warto płacić, bo to nie jest jakaś wiedza tajemna.

Tym bardziej, że Urząd Skarbowy robi taką dość szeroką kampanię informacyjno-promocyjną, są środę z KSEFem, są szkolenia prowadzone przez urzędników w różnych częściach kraju dla organizacji, więc jakby trochę tego się dzieje.

Jeżeli już przechodzimy do procedur, to tak, procedura odbierania faktury i płatności za tą fakturę jest taka, że jeżeli dostajesz proformę, której nie ma w KSEF-ie, możesz za nią zapłacić, bo ona nie jest fakturą, a potem wykonawca usługi czy sprzedawca powinien wystawić Ci fakturę w KSEF.

ksefie z nadanym numerem ksef i w sprawozdaniu wtedy będziesz pisać, że wydatek jest dokumentowany fakturą taką i taką o numerze takim i takim, numer ksef taki i taki.

Dlatego, że procedura zapłaty za fakturę po wdrożeniu KSEF, czyli po 1 lutym, będzie wyglądać tak, że faktura ma być wystawiona w systemie,

a ty płacisz w przelewie bankowym podając numer KSEF.

I dopiero jeżeli przelew będzie miał w nazwie numer KSEF, będzie to przelew, który dokumentuje płatność za konkretną fakturę.

Czyli nie będziesz mógł płacić za faktury bez numeru KSEF.

Kwotę faktury, numer faktury, numer NIP, więc jakby trochę tego będzie do przepisania, żeby to po prostu sobie zobaczyć w tym ksefie.

Bo wyobraź sobie, że na przykład w danym tygodniu wpada do Twojego ksefu 100 faktur, czy tam nawet 50 faktur i musisz je wszystkie posegregować, przeszukać.

Ja będę korzystać tylko i wyłącznie z KSEF-u do odbierania i wystawiania faktur.

Więc myślę, że to się wyjaśni po 1 lutym, dlatego że w tym momencie w dalszym ciągu nie ma ostatecznej wersji KSEF i nie można tego sprawdzić.

Druga część polega na tym, jak odbierasz faktury, bo tu się trzeba zastanowić, czy je pobiera jedna osoba, czy każdy koordynator ma dostęp do KSEF-u, czy one są wrzucane do jednego katalogu, na przykład na dysku google'owym i tam sobie każdy wybiera swoje.

Jeszcze w tej całej procedurze musisz uwzględnić to, że KSEF nie wysyła powiadomień o wystawionych fakturach.

I już tak kończąc temat ksefu i tak jak mówię, no najprawdopodobniej jeszcze do tego wrócimy, to zachęcam Cię do posłuchania odcinka o procedurach.

Jeżeli masz jakiś fajny pomysł na życie z Ksefem i na procedurę obiegu dokumentów finansowych, to jak masz ochotę, możesz się nią podzielić ze mną, a ja o niej opowiem.

Nie przejmujcie się tym ksefem.