Mentionsy

Dzisiejszy odcinek będzie odcinkiem trudnym i nudnym, dlatego że dzisiaj będzie o KSEF-ie, czyli Krajowym Systemie E-Faktu.

Celem wdrożenia systemu jest uszczelnienie wad, żeby te faktury gdzieś tam nie uciekały, żeby były dobrze rozliczane, żeby więcej podatków wpływało do naszego skarbu państwa.

bo my tak naprawdę odbieramy faktury kosztowe.

I wielokrotnie słyszałam w ostatnim miesiącu, dwóch miesiącach, że po pierwsze, a co to w ogóle jest ten krajowy system e-faktur, czyli w skrócie KSEF?

No bo ja nie wystawiam faktur.

No więc musisz, dlatego że to jest system, w którym od 1 lutego duże firmy będą musiały wystawiać faktury.

Czyli aby dostać fakturę, aby pobrać ją w systemie, aby ją sprawozdać, zapłacić i wykazać w projekcie, będziesz musiał to zrobić przez KSEF.

Cała reszta firm ma termin od 1 kwietnia, a cała reszta małych firm, które wystawiają faktury miesięcznie na kwotę niższą niż 10 tysięcy, to ten termin wdrożenia KSEF-u i wystawiania faktur minie 31 grudnia 2026 roku, czyli od 1 stycznia 2027 roku już rząd zakłada, że wszystkie firmy będą wystawiały faktury w KSEF-ie.

Też usłyszałam ostatnio o takiej taktyce, aby brać wszystkie faktury, przynajmniej tak rekomendował jeden z urzędów miasta, z którymi współpracujemy, aby od 1 lutego brać wszystkie faktury poniżej 450 zł, czyli w tej formie paragonu uproszczonego, bo to jeszcze sklepy mogą wystawiać poza ksefem.

Posłuchaj ostatniego odcinka o tym, w którym opowiadałam Ci, jak bardzo czasochłonne jest opisywanie wszystkich tych drobnych faktur, gdy moglibyśmy mieć na przykład jedną dużą fakturę na 2000 zł, a mamy 4, czy tam nawet 5 po 450 i wtedy potrzebujemy 5 razy więcej czasu na opisanie i sprawozdanie tych dokumentów, więc to nie jest pomysł na to,

KSEF to rządowy system, który służy wyłącznie do wystawiania i odbierania faktur.

KSEF służy wyłącznie do wystawiania i odbierania faktur i nic więcej w tym super systemie nie zrobimy.

Organizacje pozarządowe często pytają, czy będą mogły sobie opisać w tym systemie faktury, czy będą mogły je przyporządkować do projektu, czy grantodawca będzie mieć dostęp do systemu, żeby weryfikować prawidłowość faktur.

Tak jak ja przynajmniej do tej pory wystawiałam faktury w Wordzie, bo robię to okazjonalnie i w Wordzie sobie mogłam je korygować dowoli i poprawiać dowoli, to w tym momencie ja jeszcze nie, no bo mam ten przychód za niski, miesięczny przychód mam za niski.

Ale już od przyszłego roku też będę musiała wystawiać fakturę jako organizacja pozarządowa w KSEF-ie, a od 1 lutego odbierać, bo gdybym na przykład chciała sobie kupić jakiś nowy sprzęt albo nawet zapłacić zakupią naprawę aparatu, którą teraz proceduję, to ta faktura przyjdzie w KSEF-ie.

O ile samo to odbieranie i wystawianie faktur jest stosunkowo proste, mówią o tym świetnie webinaria Fundacji Rozwoju Społeczeństwa Obywatelskiego, będziesz mieć podlinkowane w notatkach do odcinka, dlatego zajrzyj do nich, to to, co jest skomplikowane z punktu widzenia organizacji pozarządowej, to przede wszystkim pobieranie faktur i ich przyporządkowywanie do właściwych projektów,

ale filozofia będzie w sproceduralizowaniu sposobu wystawiania faktur i przede wszystkim odbierania tych faktur w Twojej organizacji pozarządowej.

Od początku jest tak, że w KSEF-ie tylko wystawiamy i odbieramy faktury i te faktury w tym KSEF-ie będą siedziały 10 lat.

Więc jeżeli okres trwałości Twojego projektu wykracza poza tą datę, a może tak być, bo na przykład żyjemy teraz w 2026 roku, jeżeli będzie faktura wystawiona w tym roku, to ona zniknie z systemu w 2020.

I jeżeli na przykład mam udowodnić, że mam gwarancję na zakup na przykład paneli fotowoltanicznych albo gwarancję na okna, które nie wiem, być może mogą być dłuższe niż 10 lat, no to w tym momencie jakoś trzeba pobrać i zabezpieczyć tą fakturę, bo ona po prostu zniknie.

No i jeżeli faktura będzie wystawiona w 2028, mieszka w systemie do 38.

Tak to przynajmniej zawsze działało.

Więc zawsze w przypadku projektów będziesz musiał to sprawdzić, kiedy upływa okres trwałości przechowywania dokumentów projektowych, czyli ten okres, w którym może przyjść do Ciebie kontrola.

Dlatego, że założenie jest takie, że wizualizacja faktury, czyli ten wydruk do PDF-a, nie jest fakturą.

Fakturą jest plik ustrukturyzowany w formacie XML i to właśnie taki plik będzie podstawą.

To jest ten oryginał dokumentu, a kontrole zawsze pracują na oryginałach.

Jeżeli nie, trzeba będzie wymyślić jakiś sposób w Twojej organizacji na archiwizację tych faktur w sposób bezpieczny i zgodny z zasadami przechowywania danych osobowych.

W KSEF-ie są tylko faktury, czyli to są normalne faktury i faktury zaliczkowe.

Faktura pro forma nie jest fakturą i faktury pro forma będą wystawiane poza systemem, tak samo jak poza systemem są wystawiane wszystkie listy płac, noty księgowe, polecenia księgowania, drugi zaliczek, polecenia wyjazdu służbowego i te wszystkie inne rzeczy, których używamy do rozliczania projektów.

To nie jest program księgowy, to jest program do wystawiania i odbierania faktur.

To, co jest super istotne, to to, że jeżeli ktoś Ci wystawia fakturę, to Ty tej faktury nie będziesz widzieć.

Ale jak już będzie w ksefie i będzie miała nadany magiczny numer ksef, to wtedy ta faktura już jest.

W związku z tym ja wielokrotnie poprawiałam faktury i to nie dlatego, że kupiłam coś innego, czy że chciałam zdefraudować pieniądze, tylko dlatego, że wiedziałam, że jeżeli tam się na przykład na opisie faktury pojawi się troszkę inne słowo, to kontrola będzie miała z tym emocjonalny problem,

I wolałam tę fakturę często poprawić, dlatego że wtedy po prostu jest prościej, no mniej krwi sobie psujemy na etapie kontroli.

Więc tutaj jakby tego już nie będzie, jeżeli faktura będzie źle wystawiona, to wtedy trzeba będzie tę fakturę oficjalnie skorygować, czyli trzeba będzie wystawić korektę faktury i wtedy już zostaje ślad elektroniczny.

Więc tutaj ciekawym rozwiązaniem będzie wystawianie faktur pro forma, dlatego że faktury pro forma i ja chyba tak będę robić na razie.

Te faktury są wystawiane poza systemem, poza ksefem i mogę je dostać normalnie mailem i w momencie, w którym one przyjdą mailem, ja je będę mogła zweryfikować, czy jest prawidłowy opis na fakturze.

że faktura będzie miała dokładnie takie same pozycje budżetowe, czy tam pozycje fakturowe, więc może w taki sposób prościej będzie przeprowadzić weryfikację faktury, która jest wystawiona w taki sposób niestandardowy.

Na przykład my teraz regularnie poprawiamy faktury, dlatego że zlecamy usługi szkoleniowe,

ale zgodnie z umową, którą podpisał wykonawca, na tej fakturze powinny być trzy pozycje budżetowe.

Często są opisy, na przykład ostatnio dostałam jeszcze fakturę z marżą, która powinna być ujęta w kosztach tych trzech pozycji fakturowych.

No i to trzeba poprawić, dlatego że jeżeli ja będę miała fakturę z marżą czy z organizacją szkolenia,

Więc to są czasami takie dziwne rzeczy, więc myślę, że tutaj te faktury pro forma będą mogły, czy będą ratowały nam bardzo mocno życie i zachęcam Cię do tego, żeby właśnie w taki sposób też pracować.

Też nie we wszystkich sytuacjach to będzie miało rację bytu, no bo jeżeli kupujesz coś w sklepie internetowym albo na przykład w sklepie stacjonarnym, robisz zakupy spożywcze, no to tej faktury się nie koryguje, no bo po co, tak?

Ona przeważnie jest taka, jaka ma być i takich faktur nie.

I do upoważnienia osoby, ale tylko jednej, służy druk ZAW-FA.

Zawiadomienie o fakturze.

Taki druk się podpisuje, bądź ręcznie, bądź cyfrowo, może być profilem zaufanym, zgodnie z reprezentacją i trzeba go złożyć do Urzędu Skarbowego.

Na razie, bo złożyłam druki ZAWFA za pomocą e-urzędu skarbowego w zeszłą niedzielę.

Jestem zdziwiona, że mail przyszedł tak szybko, to znaczy, że Urząd Skarbowy na bieżąco sprawdza te zawiadomienia i odpisuje.

Także to jest dobra informacja, że nie działa to tak fatalnie jak w przypadku nadawania uprawnień do Krajowego Rejestru Przestępców Seksualnych, gdzie ja na nadanie uprawnień czekałam około czterech miesięcy.

I ta jedna osoba będzie się logowała do KSEF-u za pomocą swojego profilu zaufanego, albo podpisu kwalifikowalnego, albo innych, na przykład e-dowodu, czy tych wszystkich innych możliwych rozwiązań cyfrowych.

Czyli bardzo ważne jest to, aby tą jedną główną superosobą, którą upoważniasz za pomocą druku i potem zabierasz jej upoważnienie za pomocą druku złożonego do urzędu skarbowego, bardzo ważne jest to, aby to była osoba, której ty ufasz w twojej organizacji pozarządowej.

No i jak już ta osoba dostanie uprawnienia, ja jeszcze nie mam żadnych, dlatego to jest dla mnie czarna magia, to ona nadaje i odbiera uprawnienia kolejnym osobom i te uprawnienia mogą być pełne, czyli do wszystkiego, czyli do nadawania, odbierania uprawnień, wystawiania, odbierania faktur, ale mogą też być połowiczne, służące tylko do odbierania i wystawiania faktur.

Oznacza to, że taka blokada na odbieranie i wystawianie faktur może trwać około tygodnia czy tam dwóch tygodni.

czy domagać się uprawnień za pomocą druku ZAW FA i logować je za pomocą profilu zaufanego lub podpisu kwalifikowanego, bo po prostu te wszystkie inne opcje są stosunkowo drogie.

Ja loguję się loginem, hasłem i kodem SMS, bo mam mój profil zaufany, uwierzytelniony w Urzędzie Miasta.

Jest to zdecydowanie dwa razy dłużej, jak nie jeszcze dłużej, niż taki prosty sposób logowania się do ePUAP-u, więc będziesz to robić często, no bo codziennie praktycznie przechodzą jakieś faktury w organizacji albo przynajmniej raz w tygodniu i warto to zmienić, bo to jest czasochłonne.

On jest w fazie opracowywania, dostałam go do konsultacji, więc miałam możliwość się zapoznania z takim poradnikiem.

Jeżeli już przechodzimy do procedur, to tak, procedura odbierania faktury i płatności za tą fakturę jest taka, że jeżeli dostajesz proformę, której nie ma w KSEF-ie, możesz za nią zapłacić, bo ona nie jest fakturą, a potem wykonawca usługi czy sprzedawca powinien wystawić Ci fakturę w KSEF.

ksefie z nadanym numerem ksef i w sprawozdaniu wtedy będziesz pisać, że wydatek jest dokumentowany fakturą taką i taką o numerze takim i takim, numer ksef taki i taki.

Zapłacono na podstawie faktury pro forma z dnia takiego i takiego o numerze takim i takim.

Dlatego, że procedura zapłaty za fakturę po wdrożeniu KSEF, czyli po 1 lutym, będzie wyglądać tak, że faktura ma być wystawiona w systemie,

I dopiero jeżeli przelew będzie miał w nazwie numer KSEF, będzie to przelew, który dokumentuje płatność za konkretną fakturę.

Czyli nie będziesz mógł płacić za faktury bez numeru KSEF.

Chyba, że masz jakiś inny dokument wystawiony poza systemem, który Ci na to pozwoli, jak na przykład faktura pro forma, czy druk zamówienia, czy umowę.

Nie, umowę nie, bo umowa musi być najpierw wystawiona faktura do umowy, czy tam protokół odbioru pracy, a dopiero potem może być płatność.

Tak jak mówiłam, faktura to jest plik XML, którego nie da się zobaczyć, ale można też sobie zwizualizować fakturę i wtedy taka wizualizacja faktury będzie zawierać też kod QR, który pozwoli Ci zobaczyć tę fakturę w systemie bez logowania się do tego systemu.

I to brzmi jakoś w tym momencie dla mnie jakoś strasznie enigmatycznie i strasznie dziwnie, bo żeby zobaczyć tę fakturę w systemie trzeba będzie podać numer XF

Kwotę faktury, numer faktury, numer NIP, więc jakby trochę tego będzie do przepisania, żeby to po prostu sobie zobaczyć w tym ksefie.

Wydaje mi się, że tutaj trzeba będzie prosić podwykonawców czy usługodawców o to, aby wydłużyli termin zapłaty za fakturę, dlatego że to nie będzie takie proste.

Bo wyobraź sobie, że na przykład w danym tygodniu wpada do Twojego ksefu 100 faktur, czy tam nawet 50 faktur i musisz je wszystkie posegregować, przeszukać.

i zapłacić za te faktury z odpowiednich kont projektu, no bo przecież wiele projektów wymaga osobnych kont bankowych.

Więc może się okazać, że to jest całkiem karkołomny wyczyn, tym bardziej, że nie do końca i to w ogóle nie wynika z tych podręczników, w jaki sposób ja będę sobie oglądać te faktury.

Bo XML-a nie oglądam, będę mogła oglądać wizualizację faktury.

Ja będę korzystać tylko i wyłącznie z KSEF-u do odbierania i wystawiania faktur.

Jak będzie wyglądało oglądanie faktur, tego nie wiemy.

Jak będzie wyglądało opisywanie faktur, to na razie wszyscy mówią, że i tak będziemy te faktury drukować i opisywać w sposób tradycyjny.

I my na pewno jeszcze przez jakiś czas będziemy w taki sposób to robić, dlatego że inna opcja jest taka, że opisujemy te faktury w sposób cyfrowy za pomocą profilu zaufanego czy podpisu kwalifikowalnego.

No i teraz podpisy cyfrowe zostawiają znacznik daty, a faktura powinna być opisana przed dokonaniem płatności.

no to sobie pobieram taką fakturę, opisuję, podpisuję swoim pułapem i płacę.

Okej, to jest jasne, ale jeżeli na przykład jestem koordynatorem projektu i pobieram taką fakturę, ale nie jestem upoważniona do opisywania i podpisywania tych faktur, bo to musi zrobić zarząd, to w tym momencie procedura obiegu dokumentów finansowych powinna wyglądać tak, że te faktury są przesyłane hurtem do zarządu,

który te faktury podpisuje i dopiero w momencie podpisu faktury jest ona wprowadzona do systemu bankowego.

Ja na razie będę opisywać faktury w sposób tradycyjny, czyli papierowy, dlatego że wtedy się nie muszę przejmować tym znacznikiem czasu.

bo czasami to jest tak, że się nie da czegoś podpisać albo na przykład zarząd jest na urlopie, a trzeba zapłacić, bo wykonawca czeka, więc jakby czasami się dzieją różne dziwne rzeczy, no i ten znacznik czasu na profilu zaufanym czy na podpisie kwalifikowanym jest no nie do końca jakby akceptowalny w tych sytuacjach, w których ja jestem.

Druga część polega na tym, jak odbierasz faktury, bo tu się trzeba zastanowić, czy je pobiera jedna osoba, czy każdy koordynator ma dostęp do KSEF-u, czy one są wrzucane do jednego katalogu, na przykład na dysku google'owym i tam sobie każdy wybiera swoje.

O tym trochę ciężko rozmawiać, tym bardziej, że nie wiemy właśnie jak będzie wyglądał ten proces wizualizacji faktur, bo to jest jakoś dziwnie wszystko opisane.

Zresztą ministerstwa to nie do końca trochę interesuje, bo oni bardziej się skupiają na tym, żeby ściągać więcej wad i żeby te faktury były prawidłowo wystawiane, a nie na tym, że ty masz problem z opisem faktur i z znalezieniem swojej faktury.

Kolejna część procedury to to, jak opisujemy faktury.

Jak wysyłamy faktury do księgowości?

Kolejna taka równoległa część faktury i ona jest mniejsza.

Kto wystawia faktury i w jaki sposób?

I wydaje mi się, że w przypadku większości organizacji pozarządowych te faktury są super rzadko wystawiane, więc tu wystarczy jedna osoba.

Ale jeżeli jesteś przedsiębiorstwem społecznym, czy wystawiasz dużo faktur, to też warto się zastanowić, w jaki sposób będziesz to robić w Twojej organizacji, tak aby te faktury były wystawiane na bieżąco.

To może być jedna lub dwie osoby, ale trzeba by się było zastanowić, w jaki sposób to zrobić dobrze, no bo nie możesz tego robić źle, bo źle wystawiona faktura wymaga formalnej korekty.

Jeszcze w tej całej procedurze musisz uwzględnić to, że KSEF nie wysyła powiadomień o wystawionych fakturach.

W związku z tym po prostu trzeba się tam logować i sprawdzać, czy są jakieś faktury.

Kolejna istotna rzecz to jest taka, że nie ma czegoś takiego jak akceptacja odrzucenia faktury.

Jak ktoś Ci wystawi fakturę, to masz za nią zapłacić.

Jeżeli to nie jest Twój dokument, to masz prosić wystawcę o anulowanie tej faktury, czyli wystawienie korekty zerującej do tej faktury.

Na pewno pojawią się jakieś programy, które będą pozwalały na integrację z KSEWem i odbieranie tych faktur w programach, żeby się nie logować do KSEWu.

Jeżeli masz jakiś fajny pomysł na życie z Ksefem i na procedurę obiegu dokumentów finansowych, to jak masz ochotę, możesz się nią podzielić ze mną, a ja o niej opowiem.