Mentionsy

Ten odcinek to inspiracja dla przedsiębiorców, którzy szukają w AI konkretnych oszczędności.

Moim gościem jest ekspert od automatyzacji i AI Paweł Neyman.

Paweł, przedsiębiorcy często nas pytają, co warto zautomatyzować, co jest możliwe, no bo wiadomo, mówi się dużo o automatyzacjach, o AI, natomiast wiele firm, wielu przedsiębiorców

Każda firma ma Office, mamy skrzynkę mailową, także jest to coś bardzo uniwersalnego.

Jeżeli korzystamy z Gmaila i mamy 10 kategorii maili, jakie najczęściej dostajemy,

Tak samo jeżeli chcemy, zależnie od tego jakie maile dostajemy w tym przypadku, jeżeli chcemy dostawać jakieś konkretne akcje, żeby się działy w narzędziu, w których już pracujemy,

Wspomniałeś też o technologii, o Gmailu, ale właśnie też, żebyśmy odpowiedzieli sobie, czy zawsze jest potrzebna jakaś technologia, czy czasem to może być na przykład, nie wiem, dokument papierowy, czy może czasem jakieś, nie wiem, nagranie głosowe, czy możemy poza to wyjść...

Temat, który właśnie dzisiaj omawiamy, omawiamy dlatego, że jest najbardziej uniwersalny, jak już powiedziałem, i jest w każdej firmie, różni się szczegółami, chociażby powiedzmy tym, z jakiego maila korzystamy.

Każda firma ma maila, niektórzy mogą używać Gmaila, inni Outlooka lub jeszcze innych rozwiązań.

Dla przykładu możemy używać właśnie Gmail czy Outlook jako jedne z najpopularniejszych.

Oszczędność czasu na pewno jest czymś potrzebnym, zawsze staramy się optymalizować i podnosić efektywność, więc osoba zajmująca się Office'em też ma do wyboru albo cały czas monitorować skrzynkę i co chwilę sprawdzać pocztę i przekazywać ją do odpowiednich miejsc, czy odpowiednio kategoryzować, albo zajmować się innymi rzeczami i rzadko sprawdzać maile.

Czyli tutaj trzeba zrozumieć, że jeśli myślimy o tym na przykład, żeby docelowo zautomatyzować dział powiedzmy sprzedaży, albo dział reklamacji, albo dział obsługi klienta, tak naprawdę trzeba zacząć od tych podstawowych klocków, od tych elementów i no właśnie na przykład tam, gdzie przychodzi ten mail.

Powiedziałeś, mamy skrzynkę mailową, Office i teraz tak, może tam wpaść zapytanie od klienta, może wpaść, no właśnie, za chwilkę o tym też opowiesz, de facto jakiego rodzaju tam często zapytania przychodzą, ale tak już uproszczając, to mogą być na przykład zapytania od klientów, ale mogą być na przykład, nie wiem, zapytania albo reklamacje.

Tych maili czasem jest w tych sklepach, różnych firmach bardzo dużo.

Jakie te maile firmy dostają?

Teoretycznie możemy sobie zrobić właśnie automatyzację działu sprzedaży, która będzie się uruchamiała, kiedy mail zostanie oznaczony jako mail sprzedażowy.

Czyli po pierwsze można zautomatyzować to, że asystent AI-owy rozpozna, co to jest.

Czyli de facto kategoryzuje wszystkie maile.

w dowolnej skrzynce pocztowej filtry, gdzie można ustawić, żeby po jakimś słowie kluczowym to sprawdzało, czy po adresie, z którego przyszedł mail.

Ale tutaj mamy faktycznego asystenta, któremu możemy dać rzeczywistą rolę, dużo wytycznych, konkretnie wyjaśnić specyfikę naszej firmy, według czego ma kategoryzować maile.

W tym miejscu jeszcze dodam, też tak całościowo, bo to jest częsta obiekcja, czy można ufać automatowi, czy można ufać AI.

audytuje różne firmy i czasami ten dział Office naprawdę niemalże w ogóle nie funkcjonuje, ale wyobraźmy sobie taką sytuację, gdzie jest dział Office, jest osoba, która jest przypisana do tego maila i odpowiada za niego, no i sortowanie tych maili odbywa się według konkretnej metodyki, np.

znana taka bardzo popularna metoda getting things done, czyli tutaj sobie kategoryzujemy maile, informacje, które otrzymujemy na zasadzie ważne, pilne, ważne, niepilne,

Czyli mamy trzy takie jak gdyby poziomy kategoryzacji informacji, maili, które do nas przychodzą.

No i teraz taka osoba, ta asystentka, czy asystent, który obsługuje tego maila, no jak działa?

No działa właśnie w taki sposób, że przychodzi mail, czyta tego maila, no i ta osoba analizuje, co to jest.

Powiedzmy, firma ma w skrzynce mailowej odpowiednie foldery i ta osoba przydziela do odpowiedniego folderu tą wiadomość.

Asystent AI-owy robi to niemalże błyskawicznie w tym samym czasie.

Ale żeby tak zobrazować, co tu można zrobić, to cały ten proces asystenta AI-owy to automatyzuje.

Jeżeli są, no to możemy to przekazać równie dobrze właśnie asystentowi AI, co nawet tutaj tego samego określenia używamy, prawda, asystent biurowy, asystent AI.

Zwłaszcza jeżeli używamy asystentów AI-owych, to tam stworzenie odpowiedniego prompta i jego dopracowanie często zajmuje

gdzie po prostu nie mamy straty czasu na sortowanie maili.

I tu mówimy o oszczędnościach na mailu w kwestii jednej minuty, dwóch, trzech.

No ale jeżeli w biurze dostajemy, nie wiem, 20 maili dziennie, co jest uważam, że bardzo mało, to chyba spokojny letni dzień.

Jak jest zamknięte w święta, no ale nawet tak przyjmijmy 20 maili dziennie, gdzie jest 1-2 minuty na mail, no to wychodzi, że w ciągu miesiąca to jest 10 godzin samego startowania maili, tylko przy 20.

Jeżeli przeskoczymy do 100 maili dziennie, to jest taka już powiedzmy, że sensowna ilość.

Oczywiście zależy od wielkości firmy, ale przy 100 mailach dziennie, no to miesięcznie robi nam się ponad 50 godzin.

Jeżeli jeszcze dodamy do tego dalsze kroki, dalsze automatyzacje, nie mówimy już tylko o sortowaniu maili,

ale o tym, co może się dziać z mailem przekazywanym do działu sales, co może się dziać z CV przekazywanym do działu HR-u.

automatycznie zamiast znowu czekać, aż asystent dostanie maila, przekaże to do odpowiedniej osoby, która może to odpowiedzieć.

Całość tego można zautomatyzować oczywiście z zachowaniem znowu Human in the Loop, czyli asystent AI sam sprawdza, że to jest zapytanie czy reklamacja, czy zapytanie o produkt.

Nie musimy czekać, aż mail zostanie skategoryzowany, przesunięty, przekazany do odpowiedniej osoby, ta osoba ręcznie przygotuje znowu tę samą odpowiedź, którą robiła już 10 razy tego dnia, tylko po prostu weryfikuje, ewentualnie koryguje i wysyła.

To samo jest ze wszystkimi odpowiedziami na maile, na zapytania.

Asystent AI-owy pracuje 24 godziny na dobę i...

To znaczy, po pierwsze, nawet jeśli po godzinie pracy jest jakiś przysłany konkretny mail, jakieś zapytanie, można tak wytrenować model, gdzie on będzie

Będzie na przykład wysyłał, powiedzmy, brief, będzie wysyłał jakieś zapytania, czyli przeanalizuje, co to jest, ktoś przysłał maila i pod tymi godzinami pracy poinformuje, że na przykład handlowiec bądź ta osoba odpowie na tego maila w dniu tam na przykład jutrzejszym i tak dalej, ale aby usprawnić ten proces, proszę dodatkowo odpowiedzieć na to i to pytanie.

AI może samo siebie ocenić, na ile ta odpowiedź, której udzieliła, jest prawidłowa.

Możemy też ustawić asystentowi, że ważne, krytyczne maile, które będą zawierały czy jakieś słowa kluczowe, czy jakieś zwroty.

Więc o ile normalnie asystent odpowiada zawsze na takiego maila, że dziękujemy za wiadomość, zadaje jakieś pytania i tyle, to jeżeli jest to mail, gdzie nasz kluczowy klient skłasza jakąś awarię, a już jest poza godzinami pracy biura, no to asystent AI może wysłać prezesowi czy szefowi działu, nie wiem, SMS-a z informacją, słuchaj, jest krytyczna sytuacja, sprawdź maila.

Więc to też pozwala nam na takie działanie, powiedzmy, że z pewną dozą bezpieczeństwa i znowu nie oddawaniu kontroli AI, a jednocześnie pozwala nam monitorować całą sytuację na bieżąco.

Myślę, że jest parę takich obszarów, gdzie znacząco możemy podnieść jakość obsługi klienta, a mianowicie wyobrażamy sobie sytuację, klient zgłasza reklamację, pisze maila, dzień dobry, chciałem zgłosić reklamację, ponieważ kupiłem takie i takie buty i coś tam, nie wiem, popsułeś się.

Taki tradycyjny mail.

No dobrze, klient zgłasza reklamację, ale tak, napisał, nie wiem w ogóle, co to za klient, no bo napisał z maila może jakiegoś innego.

I teraz asystent AI-owy, co może zrobić?

Klient przesyła zapytanie, dzień dobry, jestem zainteresowany tym i tym.

pozwala nam posortować maile, a widać ile jest możliwości tego, co się będzie działo później z tymi mailami, ile jest scenariuszy i właściwie ilość tych scenariuszy może być dowolna i jednocześnie dostosowana do naszej firmy, do jej potrzeb.

I każdą z tych rzeczy można znowu zautomatyzować i szybko przesunąć, przekazać do odpowiedniego działu, żeby ten Office nie stał się po prostu takim wąskim gardłem, które blokuje informacje, bo czasami dłużej czekamy na przekazanie maila niż zajmuje nam faktyczne jego rozwiązanie, plus jeszcze to, o czym cały czas mówimy, czyli te późniejsze działania można też w dużej mierze usprawnić, zautomatyzować, przyspieszyć.

Asystent AI-owy posługuje się chyba każdym językiem na świecie.

AI jest je w stanie przeczytać natychmiast, przeanalizować, udzieli nam odpowiedzi w tym języku, w którym my będziemy chcieli, bądź w tym, który będzie miał narzucone, że ma odpowiedzieć, to daje też duże możliwości właśnie takich biznesów, które opierają się na obsłudze międzynarodowej, bo czasem jest tak, że

Do dzisiaj spotykam się z czymś takim, gdzie w dziale kontakt jest podane 15 maili.

To jest po prostu, tak jakbyśmy teraz nie używali internetu, maila, strony www, to mniej więcej jest ten sam case, prawda?

Natomiast w wielu różnych branżach to dodatkowe wsparcie AI-owe jest w stanie pomóc człowiekowi w lepszej analizie tego, co przychodzi, ponieważ klient wysyła zapytanie i on wysyła dokument.

Ktoś wysyła maila, wysyła tam załącznik.

AI jest w stanie przeanalizować, zrobić już jakieś podsumowanie, czyli osoba, która będzie miała się tym zająć, dostanie informację, notatkę, wstępne podsumowanie z tego.

Co więcej, można tak zautomatyzować i często też się tak automatyzuje, że dana osoba, do której jest przekierowywany ten mail do danego działu, ma wstępną odpowiedź, już przygotowaną, czyli asystent przygotowywał

AI przyspiesza bardzo dużo, ułatwia, poprawia jakość, ale wymaga cały czas kontroli.

Ale taka jest prawda, też doskonale wiesz sam pracując dużo z AI, że to jest świetne narzędzie, bardzo przyspiesza, bardzo ułatwia, ale no pierwsze odpowiedzi, ale często robi błędy po prostu.

Ty jako specjalista od AI, od automatyzacji też często sam rekomendujesz pewne rozwiązania, które już z własnego doświadczenia widzisz, które najlepiej się w firmach sprawdzają.