Mentionsy

Dlatego w dzisiejszym odcinku pokazujemy jak można zautomatyzować dział Office.

Zaczynamy od działu Office, od tego pierwszego kontaktu z klientem, czy z, no w ogóle, z frontu w zasadzie firmy.

Paweł, od czego trzeba zacząć, żeby zautomatyzować dział Office i w sumie, no jak przez to przejść, żeby to faktycznie się firmie opłacało?

Przykład, który dzisiaj będziemy omawiać, czyli automatyzacja Office'u jest celowo tak wybrany, bo to jest dział, który jest w każdej firmie.

Każda firma ma Office, mamy skrzynkę mailową, także jest to coś bardzo uniwersalnego.

To może tak na początek, zatrzymajmy się na chwilę przy tym pierwszym etapie tej analizie, bo tutaj trzeba po prostu powiedzieć, że tak mówimy, jest dział Office, każda firma ma dział Office, ale w każdej firmie będzie ten dział trochę inaczej funkcjonował, z innych narzędzi będą korzystać, stąd też nie ma czegoś takiego,

że jest moduł, powiedzmy, dział Office i ten moduł wstawiamy do każdej firmy.

Przygotowujemy automatyzację, która jest do tego dostosowana, dzięki temu asystentka czy asystent w Office po prostu cały czas działa tak samo.

To może porozmawiajmy o tym dział Office.

zaczynamy myśleć o tym, że chcemy zautomatyzować dział Office.

Oszczędność czasu na pewno jest czymś potrzebnym, zawsze staramy się optymalizować i podnosić efektywność, więc osoba zajmująca się Office'em też ma do wyboru albo cały czas monitorować skrzynkę i co chwilę sprawdzać pocztę i przekazywać ją do odpowiednich miejsc, czy odpowiednio kategoryzować, albo zajmować się innymi rzeczami i rzadko sprawdzać maile.

A właśnie wspomniany w tym momencie dział Office Assistant to jest jeden z takich fundamentalnych kroków, który pozwala tworzyć kolejne.

Powiedziałeś, mamy skrzynkę mailową, Office i teraz tak, może tam wpaść zapytanie od klienta, może wpaść, no właśnie, za chwilkę o tym też opowiesz, de facto jakiego rodzaju tam często zapytania przychodzą, ale tak już uproszczając, to mogą być na przykład zapytania od klientów, ale mogą być na przykład, nie wiem, zapytania albo reklamacje.

Czyli ten office, jak gdyby z takim najniższego poziomu, jak rozumiem.

Rozumiem, że jak na przykład mamy ten dział sprzedaży i powiedzmy, chcemy zarządzać leadami, no to ten lead, jeśli wpada powiedzmy do działu Office, no to najpierw mimo wszystko trzeba tam go w jakiś sposób nim zarządzić, tak?

No to Paweł, to teraz konkretne jakieś takie przykłady, jak mówimy już o dziale Office, najczęstsze spotykane firmy, jakiego rodzaju informacje są przetwarzane przez ten dział, co z tym można zrobić?

audytuje różne firmy i czasami ten dział Office naprawdę niemalże w ogóle nie funkcjonuje, ale wyobraźmy sobie taką sytuację, gdzie jest dział Office, jest osoba, która jest przypisana do tego maila i odpowiada za niego, no i sortowanie tych maili odbywa się według konkretnej metodyki, np.

W ogóle to, o czym teraz rozmawiamy, to zasadniczo o wszystkim rozmawiamy z perspektywy automatyzacji tej Office Assistant, ale każda z tych rzeczy, które de facto zaznaczamy, to jest już praktycznie kolejny krok, który można lub nie można zbudować dowolnie, bo właśnie sama ta podstawa, ten fundament, o którym rozmawialiśmy na początku,

Ale tak naprawdę jeżeli cokolwiek jest powtarzalne, to możemy to właśnie na bazie tego zautomatyzować, a ten Assistant Office jest punktem wyjścia w tym wypadku.

I każdą z tych rzeczy można znowu zautomatyzować i szybko przesunąć, przekazać do odpowiedniego działu, żeby ten Office nie stał się po prostu takim wąskim gardłem, które blokuje informacje, bo czasami dłużej czekamy na przekazanie maila niż zajmuje nam faktyczne jego rozwiązanie, plus jeszcze to, o czym cały czas mówimy, czyli te późniejsze działania można też w dużej mierze usprawnić, zautomatyzować, przyspieszyć.

Rozmawiamy o automatyzacji działu Office, więc jakby tego pierwszego kontaktu z klientem, do czego tu bardzo mocno zachęcamy i w ogóle wydaje mi się, że warto byłoby, że jeśli ktoś myśli o automatyzacjach, to niech zacznie najpierw w ogóle od tego, bo czasem jest tak, że rozmawiam z przedsiębiorcą i on już myśli o naprawdę bardzo zaawansowanych.

Więc tutaj ta automatyzacja działu Office uważam jako jedna z pierwszych powinna być zrobiona, bo tutaj się taki otwiera od razu koszyk różnych pomysłów.

szybkość tutaj takiego asystenta versus człowiek, człowiek nie wygra, niestety już tutaj nie wygra, no i tak powiedzieliśmy, osoba pracuje w dziale tym office powiedzmy od tej ósmej do szesnastej, czy tam dziewiątej, siedemnastej, w zależności od godzin, no ale asystent dajowy może działać 24 godziny na dobę, a co więcej, jeśli firma, którą prowadzisz, obsługuje klientów zagranicznych, to jest wręcz wskazane, żeby była taka możliwość.

Paweł, jeśli chodzi o dział Office, to oczywiście pomysłów na to, co można zautomatyzować, to chyba nie ma ograniczeń.